6. TIC (technologies de l’information et de la communication)
À l’ère numérique d’aujourd’hui, les assistants administratifs doivent utiliser de nombreux systèmes TIC différents, par exemple :
- Programmes Microsoft, y compris Outlook, Excel, Word, PowerPoint et Access
- Adobe Acrobat
- Photoshop
- Tablettes et smartphones
- Programmes informatiques sur mesure
- Installations d’impression, de numérisation et de copie
- HTML ou autres langages de codage
Les assistants administratifs utilisent les TIC pour bon nombre de leurs tâches quotidiennes, notamment :
- Envoi et réception de correspondance par e-mail
- Gestion du calendrier à l’aide d’un système tel qu’Outlook
- Maintenance des systèmes de classement électronique
- Taper la correspondance
- Gestion des comptes à l’aide d’un système tel que QuickBooks
- Mise à jour des comptes de médias sociaux de l’entreprise comme Facebook, LinkedIn et Twitter
- Production de rapports
La capacité à utiliser du matériel informatique est essentielle dans le rôle d’un assistant administratif. Lorsque vous postulez pour des emplois d’assistant administratif, assurez-vous d’inclure de nombreuses informations sur votre expérience en TIC.
Énumérez toutes les qualifications que vous avez acquises et donnez des exemples de la façon dont vous avez utilisé vos compétences en TIC sur le lieu de travail.
Si vous souhaitez améliorer vos compétences en TIC, contactez votre fournisseur d’enseignement local pour savoir quels cours en TIC il propose.
7. Compétences administratives générales
Les assistants administratifs doivent souvent gérer un standard téléphonique ou un système téléphonique multiligne pour répondre et transférer efficacement les appels. En plus de la capacité d’utiliser ces systèmes, vous devrez également avoir une attitude téléphonique polie, amicale et positive.
Les assistants administratifs passent une part importante de la semaine de travail à taper. Les candidats devront démontrer des compétences de dactylographie rapides, efficaces et précises. Certains employeurs demandent une vitesse de frappe minimale, qui peut aller de 60 à 90 mots par minute.
Si vous souhaitez améliorer votre vitesse de frappe, envisagez de vous inscrire à un cours de dactylographie en ligne, tel que Pitman.
Les tâches de dactylographie peuvent inclure :
- Lettres, courriels et correspondance générale
- Rapports écrits
- Newsletters ou autres communications
Les assistants administratifs doivent être en mesure de mettre en forme ces documents de manière appropriée et précise, et d’ajuster le contenu en fonction de la tâche. Il existe de nombreux cours d’administration et de secrétariat disponibles pour aider à améliorer ces compétences.
La plupart des entreprises conservent des fichiers d’une certaine description. Ceux-ci peuvent être sur support papier ou électronique.
Les assistants administratifs sont chargés de superviser les systèmes de classement et de tenir des registres précis à tout moment. Les dossiers doivent être conservés de manière à être facilement accessibles.
8. Résolution de problèmes
Avec autant de demandes contradictoires qui leur sont imposées, les assistants administratifs doivent réfléchir rapidement lorsqu’ils sont confrontés à un problème. De plus, lorsque des collègues sont confrontés à un problème, ils se tournent souvent vers leur assistant administratif pour obtenir de l’aide.
Les problèmes typiques pour un assistant administratif peuvent inclure des problèmes d’approvisionnement, parler à un client mécontent, réorganiser des réunions, des salles de réunion ou des lignes de conférence à court terme, ou organiser une couverture lorsqu’un collègue est absent de manière inattendue.
Lors de la résolution de problèmes, les assistants administratifs doivent être à la fois assertifs et professionnels. La pensée créative sera parfois nécessaire. Souvent, ces compétences se développeront avec le temps.
Les assistants administratifs qui occupent un poste depuis plusieurs années auront l’expérience pour mieux anticiper les problèmes qui peuvent survenir.
9. Sens des affaires
Des assistants administratifs qui prennent le temps de connaître l’entreprise pour lesquels ils travaillent sont très appréciés des employeurs. Lors de l’entretien, les candidats doivent montrer qu’ils comprennent ce que fait l’entreprise et comment elle fonctionne.
Avant votre entretien, essayez de trouver autant d’informations que possible sur l’entreprise. Naviguer sur le site Web de l’entreprise, organiser une visite informelle ou parler à la personne de contact mentionnée dans l’offre d’emploi sont autant de bons moyens d’y parvenir.
Au cours de vos recherches, concentrez-vous sur des domaines tels que le flux de travail de l’entreprise, les délais typiques et la stratégie commerciale globale. Si vous réussissez, ces connaissances vous aideront à hiérarchiser et à organiser efficacement votre charge de travail une fois que vous serez en poste.
10. Travail d’équipe
Les assistants administratifs sont un élément clé de toute équipe – ils sont souvent considérés comme le ciment qui unit tout le monde. Un bon joueur d’équipe est accessible, fiable, adaptable et engagé.
Lors de l’entretien, vous devez être prêt à fournir des exemples de moments où vous avez démontré ces qualités. Cela peut avoir été dans un cadre de travail ou en dehors du travail (par exemple, dans une équipe sportive ou un rôle bénévole).
Certains assistants administratifs travaillent au sein d’une équipe de personnel administratif, tandis que d’autres sont uniquement chargés de fournir un soutien administratif à une entreprise. Dans les deux cas, vous devrez comprendre les objectifs de l’entreprise et de chaque équipe qui y travaille.
Ces connaissances peuvent être utilisées pour évaluer comment votre rôle et vos objectifs individuels contribuent à la situation dans son ensemble.
Bien que le travail d’équipe soit important, il est également important que les assistants administratifs travaillent bien de manière indépendante, gèrent leur propre charge de travail et prennent l’initiative. Vous devrez être motivé et capable de travailler de manière autonome.
Dernières pensées
Les employeurs veulent du personnel capable de « démarrer rapidement ». Avant de postuler à des postes d’assistant administratif, travaillez à améliorer vos compétences en administration générale.
Avoir de solides compétences et une expérience dans ces domaines vous fournira les bases dont vous avez besoin pour réussir en tant qu’assistant administratif.
Lorsque vous postulez à un emploi, assurez-vous de lire l’annonce, la description du poste et les spécifications de la personne. Il est important d’adapter chaque candidature au rôle spécifique pour lequel vous postulez.
Si vous voulez vous démarquer de la foule, faites vos recherches sur l’employeur. Vous pouvez également envisager de développer des compétences plus spécialisées (telles que le codage, les logiciels de comptes ou la gestion des médias sociaux), en fonction du poste.