Comment calculer les heures travaillées : formule et exemples

Comment calculer les heures et les minutes travaillées

Le processus suivant explique comment calculer les heures et les minutes travaillées manuellement ou avec une feuille de calcul de base.

Mettre en place un système de suivi du temps

La première étape consiste à vous assurer que vous disposez d’une méthode précise d’enregistrement des heures travaillées. Cela vous aidera non seulement avec la paie, mais vous aidera également à prouver la conformité en cas d’audit par le Département du travail (DOL).

Il y a quelques options à choisir ici :

  • Feuilles de temps personnelles – Un employé enregistre ses propres heures de début et de fin, ainsi que toutes les pauses non payées, etc., soit sur une carte de pointage physique, soit sous forme numérique. Ceux-ci sont soumis à intervalles réguliers, généralement hebdomadaires ou bimensuels. Si vous utilisez ce système, sachez qu’il est facilement sujet à la manipulation des employés.

  • Horodateurs – Celles-ci peuvent être soit mécaniques, où une fiche de pointage physique est estampillée par une machine, soit électroniques, où les employés scannent un badge ou saisissent un code PIN pour produire un enregistrement numérique de leurs heures de travail.

  • Logiciel de suivi du temps – Cela fonctionne au moyen d’une application ou d’un site Web auquel les employés se connectent pour s’allumer et s’éteindre. C’est une option pratique, car elle calculera le temps travaillé pour vous. Cependant, cela a un coût.

Choisissez l’option la mieux adaptée aux besoins et au budget de votre entreprise.

Passer à l’horloge 24 heures

Une fois que vous avez un enregistrement du temps travaillé, vous devrez le convertir au format 24 heures (appelé « temps militaire ») si cela n’a pas déjà été fait.

Les heures de l’après-midi sont augmentées de 12 – ainsi, par exemple, 15h00 devient 17h00 – et les heures du matin restent les mêmes.

Cela rend les calculs beaucoup plus simples. Un journal de temps de 8h00 à 17h00 devient 08h00 à 17h00, il est donc facile de voir qu’il s’agit d’un quart de travail de neuf heures.

Convertir le temps total en minutes

À partir de la feuille de temps maintenant convertie au format 24 heures, calculez le nombre total d’heures et de minutes travaillées pendant la période de paie et convertissez le tout en minutes.

Additionnez d’abord les heures entières et multipliez par 60. Si un employé a travaillé sept heures par jour pendant cinq jours, cela équivaut à 7 x 5 = 35 heures, puis 35 x 60 = 2 100 minutes.

Additionnez maintenant les minutes travaillées en dehors des heures pleines. Disons que c’était 30 minutes chaque jour. Cela représente 150 minutes supplémentaires, ce qui porte le total à 2 250 minutes.

Réduisez le nombre de minutes pour tenir compte des pauses non payées

Si vous utilisez un processus comme une horloge mécanique, où le personnel entre et sort pour les pauses non payées, vous pouvez ignorer cette étape.

Disons que le même employé prend une pause non rémunérée de 15 minutes chaque jour. Cela fait 75 minutes à déduire : 2 250 – 75 = 2 175.

Vous avez maintenant le nombre total de minutes payables dues à l’employé.

Convertir les minutes payantes en valeur décimale

Dans cette étape, nous reconvertissons les minutes en heures, mais sous forme de valeur décimale, vous pouvez donc facilement les multiplier par le salaire horaire.

Pour ce faire, il suffit de diviser le nombre total de minutes par 60, puisqu’il y a 60 minutes dans une heure. Donc, 2 175 ÷ 60 = 36,25.

Votre employé a travaillé au total 36,25 heures payantes.

Vous pouvez voir maintenant pourquoi la conversion est essentielle. Si nous avions additionné le temps total en utilisant les deux unités, nous aurions 36 heures et 15 minutes. Payer l’employé 36,15 fois son salaire horaire serait incorrect, puisque ces 15 minutes ne représentent pas la bonne portion d’une heure.

Multipliez les heures payables par le taux de rémunération

Prenez maintenant le total de 36,25 heures et multipliez-le par le taux horaire. Si ce taux était de 15 $, vous auriez 36,25 x 15 $ = 543,75 $.

À partir de là, vous devrez calculer les taxes pertinentes et les retenir le cas échéant.

Utiliser une variante de la formule

Dans le processus ci-dessus, nous avons converti le temps travaillé en minutes, puis en heures sous forme de valeur décimale.

Alternativement, vous pouvez additionner le temps travaillé en heures et minutes et le convertir à la place.

En utilisant le même exemple, nous avons 36 heures et 15 minutes de temps payable. Nous divisons les 15 minutes par 60 pour obtenir notre valeur décimale de 36,25.

Exemples

Exemple 1 – Méthode 1

La feuille de temps de votre employé indique qu’il a travaillé de 9 h 15 à 16 h 45, du lundi au vendredi, avec une pause déjeuner non rémunérée de 30 minutes chaque jour.

Convertissez d’abord à l’heure militaire, en donnant 09h15 à 16h45 chaque jour.

Additionnez le nombre total d’heures entières travaillées – de 10h00 à 16h00 chaque jour – et convertissez-les en minutes. 6 x 5 = 30 et 30 x 60 = 1 800 minutes.

Maintenant, additionnez les minutes restantes – 45 le matin et 45 l’après-midi – donc 90 minutes supplémentaires chaque jour. 90 x 5 = 450 et 450 + 1 800 = 2 250.

Comptabilisez maintenant le temps de pause non rémunéré (30 x 5 = 150) et déduisez : 2 250 – 150 = 2 100.

En divisant 2 100 par 60, on obtient un total de 35 heures payantes. Si votre employé gagne 18 $ de l’heure, le salaire pour cette période avant impôt serait de 35 heures x 18 $ = 630 $.

Exemple 2 – Méthode 2

Dans cet exemple, supposons que vous ayez un employé à temps partiel qui travaille de 12h30 à 17h00, du lundi au mercredi.

L’horloge de 24 heures nous donne 12h30 à 17h00 – 4 heures 30 minutes chaque jour, ce qui équivaut à un total de 13 heures et 30 minutes pour la semaine.

Divisez ces 30 minutes par 60 pour obtenir votre valeur décimale, et vous avez 13,5 heures.

Il n’y a pas de pauses à prendre en compte ici, alors multipliez simplement leurs heures par leur salaire. Si ce salaire était de 12,50 $, vous avez 13,5 x 12,50 $ = 168,75 $ avant impôts.

Exemple 3 – Calcul des heures supplémentaires

Ici, l’employé gagne 12 $ de l’heure et travaille de 8 h 30 à 18 h 30, du lundi au vendredi, avec une pause déjeuner non rémunérée de 45 minutes chaque jour.

Les heures de travail totales sont de 08h30 à 18h30 – 10 heures par jour, donc 50 heures sur la semaine. Multipliez cela par 60 pour obtenir 3 000 minutes.

Les pauses non payées représentent 225 minutes (45 x 5) donc nous avons un temps payant de 3 000 – 225 = 2 775 minutes. En divisant cela par 60, nous obtenons 46,25 heures.

Les 40 premières heures sont calculées au taux de 12 $ de l’heure – 40 x 12 $ = 480 $.

Les 6,25 heures restantes sont calculées à temps et demi, donc 6,25 x 18 $ = 112,50 $.

Cela donne un total de 480 $ + 112,50 $ = 592,50 $ avant impôts.

Dernières pensées

Le calcul des heures et des minutes travaillées est un processus assez simple une fois que vous avez mis en place les bons éléments de base.

Un système efficace de suivi du temps, des calculs précis et une approche transparente de la paie garantissent que vous récompensez équitablement le personnel pour son temps, restez conforme au droit du travail et ne gaspillez pas d’argent sur des heures improductives.