De nos jours, presque tout ce qui est numérique est basé sur la technologie cloud.
- Nous travaillons sur des ordinateurs qui sauvegardent de manière transparente sur le cloud.
- Nous utilisons des capacités de travail à distance qui nous permettent un accès complet à nos fichiers et dossiers, où que nous soyons dans le monde.
- Nous pouvons utiliser des téléphones basés sur le cloud pour permettre un accès complet à nos lignes fixes d’entreprise rapidement et facilement.
La croissance de Systèmes téléphoniques VoIP a changé la donne pour de nombreuses entreprises.
Cela est particulièrement vrai pour ceux qui travaillent à partir de plusieurs succursales.
Au lieu du réseau téléphonique fixe traditionnel, Voix sur protocole Internet Les systèmes téléphoniques (également appelés VoIP) nécessitent une connexion Internet fonctionnelle.
À partir de là, vous pouvez facilement passer et répondre à des appels téléphoniques, transférer des appels à des collègues, synchroniser votre liste d’appels avec vos bases de données internes ou transcrire directement des messages vocaux sur vos comptes de messagerie.
De plus, une application sur un téléphone mobile ou un ordinateur portable peut répondre aux appels.
Cela signifie que l’utilisateur peut disposer d’un numéro de téléphone cohérent où qu’il se trouve, qu’il travaille à partir d’un bureau, qu’il travaille à domicile ou qu’il se déplace entre de nombreuses succursales.
Quels sont les avantages d’utiliser la VoIP en tant que petite entreprise ?
D’un point de vue commercial, les lignes téléphoniques VoIP sont moins cher que les lignes fixes traditionnelles.
De plus, comme cela ne nécessite qu’une connexion Internet fonctionnelle, les lignes téléphoniques peuvent être mise à l’échelle (ou réduction) transparente selon les besoins de l’entreprise.
Il s’agit d’une ressource précieuse pour les entreprises qui connaissent des fluctuations saisonnières.
Les systèmes de téléphonie IP sont avantageux pour les petites entreprises car ils permettent une plus grande efficacité.
Peut-être y a-t-il un centre d’appels au sein d’une entreprise qui reçoit des appels de clients. Le système peut reconnaître le numéro de téléphone d’un appelant avec un système téléphonique VoIP, évoquant instantanément les détails de son compte lorsqu’il répond à un appel.
Cela peut considérablement améliorer le service client et améliorer les offres commerciales.
Au-delà de cela, de nombreuses fonctionnalités au sein d’un service VoIP complet peuvent améliorer l’efficacité de l’entreprise, telles que :
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Basculement automatique – Les techniques de basculement automatique garantissent que les lignes téléphoniques resteront actives, éliminant ainsi le souci que les lignes téléphoniques soient interrompues.
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Renvoi d’appel – Les appels peuvent être rapidement transférés à des collègues, où qu’ils se trouvent. C’est un outil très efficace lorsque vous travaillez à domicile.
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Files d’attente d’appels – Les appelants seront triés dans un système prioritaire lorsqu’ils rencontrent des volumes d’appels élevés pour améliorer le service client.
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Conférence – Les systèmes VoIP facilitent la mise en place de conférences téléphoniques, au lieu de s’appuyer sur des systèmes de conférence téléphonique externes.
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Musique d’attente personnalisée – Si les appelants sont en attente, pourquoi ne pas choisir la musique d’attente diffusée ? Les messages de vente enregistrés peuvent tenir les appelants au courant des dernières informations.
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Services de messagerie vocale flexibles – Les services de messagerie vocale peuvent être mis à jour pour l’ensemble de l’entreprise, des services spécifiques ou des travailleurs individuels.
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Messagerie vocale aux services de messagerie – Les messages vocaux peuvent être automatiquement transcrits et envoyés par e-mail à une personne en particulier. Cela peut être très efficace si des noms ou des numéros doivent être notés. C’est également un outil d’absence du bureau efficace, car il peut être configuré pour envoyer des messages vocaux à des collègues si un membre du personnel est absent du bureau.
Que rechercher chez un fournisseur VoIP
Si une petite entreprise recherche un fournisseur VoIP, il y a quelques éléments à prendre en compte :
Quels sont les coûts impliqués?
Un système téléphonique VoIP devrait être beaucoup moins cher qu’une connexion fixe car il paie par utilisateur plutôt que par nombre de minutes.
À quoi ressemble le service client ?
Il est souhaitable de trouver une entreprise qui sache intégrer un système téléphonique dans une infrastructure informatique plus large.
Il doit fonctionner de manière transparente avec vos connexions haut débit ou WiFi, ils doivent donc comprendre comment votre entreprise est configurée.
Seront-ils réactifs à tous les problèmes ?
À quelle vitesse peuvent-ils installer/supprimer des numéros de téléphone en cas de besoin ?
A-t-il les fonctionnalités dont vous avez besoin ?
Il convient de savoir que les fonctionnalités avancées peuvent différer selon le fournisseur de services VoIP de l’individu.
Il est souhaitable de trouver un partenaire qui recommandera ce qui convient à l’entreprise.
Il ne sert à rien de payer pour des fonctionnalités premium si elles ne seront pas utilisées.
De même, il ne faut pas réduire les coûts en choisissant le fournisseur le moins cher si des gains d’efficacité peuvent être réalisés ailleurs en utilisant un système plus sophistiqué.
Les meilleurs fournisseurs de VoIP travailleront en étroite collaboration avec le client et leurs services informatiques et RH pour identifier ce qui est nécessaire et fournir des recommandations en fonction de leurs besoins commerciaux particuliers.
Les débits Internet peuvent-ils faire face à l’augmentation de la demande ?
Avant d’installer un système téléphonique VoIP, vous devez être sûr que vous disposez de la bande passante nécessaire pour faire face à toute utilisation supplémentaire.
La dernière chose que vous voulez faire est de constater que les vitesses Internet lentes vous affectent parce que votre système téléphonique prend toutes les capacités disponibles.
Par conséquent, lorsque vous parlez à des fournisseurs VoIP potentiels pour petites entreprises, vous devez leur demander de vous assurer que vous disposez des bonnes connexions Internet.